Visa Schengen ditolak? Jangan menyerah! (Kedutaan Belanda)

Pengalaman pertama saya untuk apply visa Schengen was not really easy. Saya harus melawati penolakan yang bikin saya down dan frustasi. Bisa dibilang jatuh bangun untuk mendapatkan visa ini. Sebagai orang Indonesia hal ini ada salah satu rintangan terbesar untuk bisa mengunjungi negera-negara impian tapi hal ini tidak akan membuat saya menyerah karena I love traveling too much!

Soooo.... saya akan menceritakan pengalaman saya dalam mendapatkan visa Schengen yang sempat ditolak dan bagaimana saya melakukan banding. 

Jadi saya memutuskan untuk mempersiapkan Europe trip saya sendiri tanpa menggunakan jasa travel. Selain menghemat biaya, alasan lain saya juga karena ingin mandiri dan ingin menjadi traveler sejati dengan mempersiapkan segala sesuatunya sendiri. Saya mempersiapkan trip ini 6 bulan sebelum tanggal keberangkatan saya. Saya memperoleh sagala informasi yang saya butuhkan dari internet. Untuk informasi mengenai cara mengajukan visa Schengen saya dapatkan dari blog-blog orang yang punya pengalaman dalam mengurus visa. Blog-blog mereka sangat membantu saya karena menjelaskan dengan sangat detail. 

Setelah saya mempersiapkan segala dokumen yang dibutuhkan untuk apply visa saya membuat janji di Kedutaan Besar Belanda. Pada saat itu pengurusan visa turis masih di Kedutaan Besar Belanda belum di VFS. Sebelum apply visa, saya putuskan untuk membeli tiket pesawat terlebih dahulu. Tanggal keberangkatan saya yaitu 7 Agustus 2016 dan saya membuat janji di Kedutaan pada tanggal 25 Mei 2016. Tips untuk kalian, sebaiknya apply visa jauh-jauh hari seperti saya karena kita tidak tahu apakah visa kita diterima atau ditolak. Dengan begini kita masih ada spare waktu yang cukup panjang untuk melakukan banding tau re-apply visa. 

Setelah saya menyerahkan semua dokumen saya menunggu hasilnya dan mereka bilang untuk datang lagi ke kedutaan pada tanggal 09 Juni 2016. Pada tanggal tersebut sayapun datang ke kedutaan dan mengambil antrian untuk mengambil visa saya. setelah nomer saya dipanggil saya pun harap-harap cemas. saya memberikan kertas untuk pengambilan visa kepada petugas kedutaan lalu diapun mencari-cari paspor saya dimejanya. Setelah tidak berhasil menemukan paspor saya diapun mengatakan untuk menunggu sebentar dan pergi ke dalam untuk mencari paspor saya. Setelah petugas itu kembali ke loket saya melihat paspor saya dalam plastik, dia memberikan paspor saya dan bilang:

P:Petugas

S:Saya

P: "Mohon maaf visa anda ditolak"

S: "Hah? kok bisa mba? alasannya apa?"

P: "Di dalam ada surat penolakannya disitu dijelaskan alasanya. Mohon dibaca"

S: "Jadi saya harus gimana mba untuk dapat visanya?"

P: "Ya harus apply ulang dan bayar lagi" 

Saya pun menerima paspor saya dan langsung membuka surat penolakan tersebut. Perasaan saya campur aduk. Kaget, down, mau nangis, bingung. Tapi saya berusaha untuk tetap tenang. Isi dari surat penolakannya seperti ini : 

Halaman pertama dalam bahasa belanda

Dibagian akhir ada summery dalam bahasa Inggris

Pada foto pertama itu terdapat list alasan-alasan visa bisa ditolak. Dalam surat tersebut dari semua alasan yang ada, yang dicentang cuma satu yaitu "het doel en de omstandigheden van het voorgenomen verblijf zijn onvoldoende aangetoond". Saya sendiri juga tidak tahu artinya tapi setelah membaca summery ternyata masalahnya adalah pada akomodasi. Saya pun bingung karena saya sudah merasa memberikan bukti booking hotel saya untuk di setiap negara yang saya akan kunjungi. Setelah saya berpikir lagi, semua booking hotel itu atas nama kakak saya dan kami apply visa terpisah. Saya pun yakin ini alasanya kenapa visa saya bisa ditolak. Saya memang berencana untuk pergi dengan kakak saya dan karena kakak saya bekerja di Kuala Lumpur, Malaysia, kami harus apply visa secara terpisah. Kakak saya apply visa di VFS Kuala Lumpur dan berhasil mendapatkan visa dengan waktu yang cukup singkat. Dan saya yang apply lebih awal dari dia malah ditolak. 

Setelah yakin dengan alasan tersebut saya pun bertekad untuk tidak mau re-apply dan membayar lagi. Walaupun beresiko karena saya sudah beli tiket pesawat tapi entah kenapa saya sangat yakin untuk melakukan banding. Saya pun mencari informasi mengenasi prosedur untuk melakukan banding. Informasi yang tersedia di internet belum terlalu banyak mengenai hal ini. Saya juga mencoba menghubungi pihak kedutaan. Saya menjelaskan situasi saya pada petugas kedutaan. kira-kira begini percakapan kami:

S: "Halo. saya mau tanya. Visa saya kan ditolak dan pada suratnya ditulis alasanya mengenai akomodasi. disitu tertulis reservasi saya sudah tidak berlaku padahal tidak.

P: "Anda cancel reservasi hotelnya?"

S: "Tidak. reservasi nya masih aktif. saya bisa buktikan kok."

P: "Gini ya mba, visa yang sudah ditolak tidak bisa didiskusikan lagi tidak akan berubah hasilnya."

S: "Jadi saya hanya bisa banding atau apply ulang?"

P: "iya betul"

S: "Dan kalau saya mau banding saya harus kirim surat ke alamat yang ada di surat ini? langsung ke Belanda? butuh waktu lama dong ya?"

P:  "iya mba memang seperti itu peraturannya"

Saya sebenarnya pesimis untuk melakuan banding dengan harus mengirimkan dokumen-dokumen yang diperlukan ke Belanda langsung karena pasti akan cukup lama sampainya dan juga prosesnya. Lalu setelah mencari-cari informasi lagi saya tahu bahwa pihak yang menentuan visa kita diterima atau ditolak adalah IND (Immigration and Naturalisation Service). Saya pun mencoba untuk kontak pihak IND Belanda dengan cara email. setelah kira-kira beberapa hari menunggu balasan akhirnya email saya pun dibalas! begini isinya:

"With reference to your request for information I inform you as follows.

From your email I understand that your visa has been refused. You can send in an appeal only by post to the following address:

IND Visadienst
Postbus 3002
7600 EA Almelo
Fax: 08804 – 32853

Your appeal has to be accompanied by a copy of your passport and must be signed."

Setelah dapat email balesan tersebut saya melihat ada nomer fax yang dicantumkan. saya pun membalas email tersebut dengan mengatakan bahwa untuk mengirim dokumen dari Indonesia ke Belanda akan memakan waktu yang lama saya pun bertanya apakah diperbolehkan untuk mengirim dokumen yang diperlukan melalui fax. setelah menunggu agak lama email saya pun akhirnya dibalas. mereka bilang mengirim dokumen lewat fax diperbolehkan. saya senang sekali karena hal ini sangat memudahkan saya. Surat-surat yang dibutuhkan untuk melakukan appeal atau banding adalah:

1. Surat banding atau Appeal Letter (untuk contoh surat bisa dilihat disini)

2. Fotokopi passport

3. Confirmation letter dari hotel (karena alasan visa saya ditolak adalah karena hal ini)

4. Statement letter (ini surat yang dibuat oleh kakak saya yang menjelaskan bahwa semua reservasi dibuat atas nama dia)

Jadi dokumen yang diperlukan sesuai dengan alasan kenapa visa kita ditolak. Karena alasan visa saya ditolak cuma satu ya jadi cuma surat-surat diatas yang diperlukan. Setelah itu saya pun mengirim dokumen tersebut lewat fax ke nomer (0031-88-0432853). Saya mengirim fax juga lewat aplikasi gratis yaitu Hellofax karena saya tidak punya mesin fax dirumah. sebernernya agak degdegan takut dokumennya tidak sampai tapi setelah saya email dan bertanya apakah dokumen saya sudah sampai dan ternyata sampai dengan cepat. what a relief! 

Setelah menunggu kurang lebih 2 minggu belum juga mendapat balasan akhirnya saya putuskan untuk email lagi pihak IND untuk menanyakan status banding saya. Pihak IND memang cukup lama untuk membalas setiap email saya. Pada tahap ini memang dibutuhkan KESABARAN yang tinggi dan DOA yang banyak. Setiap hari saya tidak tenang dan saya selalu cek inbox menantikan balasan yang tak kunjung datang. setelah menunggu cukup lama akhirnya pada tanggal 7 Juni 2016 saya mendapatkan email dari IND yang berisi:

"CONGRATULATIONS!

After doing some research I have decided to honour your appeal.

I have given permission to the dutch embassy to give you a visa for the Netherlands for 30 days.

My letter to you, and my letter to the dutch embassy, have been sent today and will arrive shortly.

Three weeks from today you can contact the dutch embassy where you have applied for the Schengen visa.

Kind regards from the Netherlands,"

Sontak saya pun teriak kegirangan! Alhamdulillah saya bisa berangkat ke Eropa! terbayar sudah semua jerih payah untuk mendapatkan visa ini. setelah beberapa minggu dari email ini, saya ditelepon oleh Kedutan Besar Belanda Jakarta untuk mengambil visa saya. Saya disuruh bawa paspor saja dan nanti sticker visanya langsung bisa ditempel ke paspor saya. Akhirnya saya bisa mendapatkan visa Schengen yang tertempel manis di Paspor saya.